Excel填充技巧

　自定義序列

　　因為在表格中填入數(shù)據(jù)時，常有如連續(xù)的月份、星期幾、第幾季度，或“甲、乙、丙、丁……”等等，這些數(shù)據(jù)按一定的順序排列得十分規(guī)則，故而Excel中已把它們定義成了一些序列，在我們“自動填充”時，這些序列就自動地填充到指定的單元格區(qū)域中。

　　如Excel中將一星期中的每一天的名字定義成了一個序列：Sun、Mon、Tue、Wed、Thu、Fri、Sat。當在起始單元格填有“Sun”時，則可利用自動填充功能在預填充區(qū)域的單元格中按順序循環(huán)填入Sun、Mon、Tue、Wed、Thu、Fri、Sat、 Sun……

　　除“星期”序列之外Excel還定義了哪些序列呢？通過菜單“工具/選項…”打開“選項”對話框，選擇“自定義序列”標簽，你就會發(fā)現(xiàn)它們。

　　其實，你也可以根據(jù)自己的需要，建立自己的“自定義序列”，如“部門A、部門B、部門C、部門D……”。方法是：

　　1. 用“工具/選項”菜單命令，打開“選項”對話框；

　　2. 切換到“自定義序列”標簽，在“自定義序列”列表框中單擊“新序列”，再在“輸入序列”列表框中輸入新的序列，如“部門A、部門B、部門C、部門D……”。每輸完序列中的一項，都要按一次Enter鍵。

　　3. 單擊“添加”按鈕，新序列就出現(xiàn)在“自定義序列”列表框中了。

　　4. 單擊“確定”按鈕，關閉“選項”對話框。

　　之后，只要在單元格輸入序列中的某一項，如“部門A”，則“部門B、部門C、部門D……”等其它項目就可以用自動填充來輸入了。

　　“序列”對話框的使用

　　在用菜單法進行自動填充時，打開過“序列”對話框。除用其中的“自動填充”選項達到前面提到的填充效果外，還可以應用其他選項來填充數(shù)字、日期的特殊序列。

　　1. 比如，想在一個“列”的區(qū)域中填入1、3、5、7……的等差序列。方法是：

　　（1）在起始單元格中輸入數(shù)值1；

　?。?）選定包括起始單元格在內(nèi)的欲填充序列的同一列單元格區(qū)域；

　?。?）用“編輯/填充/序列…”打開“序列”對話框；

　?。?）在“序列產(chǎn)生在”選項中選擇“列”，在“類型”選項中選擇“等差數(shù)列”，“步長”設定為2；

　?。?）單擊“確定”，則在選定的區(qū)域就填好一個1、3、5、7……的等差序列。

　　2. 如果，想填充有關年份遞增的日期序列，如1980-3-15、1982-3-15、1984-3-15、1986-3-15……，方法是：

　　（1）在起始單元格中輸入日期1980-3-15；

　　（2）選定包括起始單元格在內(nèi)的欲填充序列的同一列單元格區(qū)域；

　?。?）用“編輯/填充/序列…”打開“序列”對話框；

　?。?）在“序列產(chǎn)生在”選項中選擇“列”，在“類型”選項中選擇“日期”；

　?。?）這時“日期單位”選項可用了，選擇“年”；

　?。?）“步長”設定為2；

　?。?）單擊“確定”，則在選定的區(qū)域就填好了一個想要的日期序列。

　　用類似的方法，可填充年份遞減的日期序列，還可填充月份、日期遞增（減）的日期序列。 

　　用鼠標右鍵拖拽“填充柄”進行填充 　

　　前面說過，用鼠標左鍵拖拽“填充柄”可以進行自動填充。其實用鼠標右鍵拖拽“填充柄”也可以進行填充，當然填充形式更多樣。方法是，填好起始單元格數(shù)據(jù)，用鼠標指向填充柄，按下鼠標右鍵在同一行（或同一列中）進行向左、向右（或向上、向下）拖拽到預定單元格后，松開右鍵，這時會彈出一個快捷菜單。

　　點擊相應菜單，可完成相關操作。如點擊“復制單元格”，可在鼠標拖拽的范圍內(nèi)，用起始單元格數(shù)據(jù)復制填充。

　   其它幾個菜單項

　　當鼠標指向菜單“編輯/填充”時，其子菜單中除有“序列…”外，還有“向下填充”、“向右填充”、“向上填充”和“向左填充”幾個菜單項。它們的作用都是以復制的形式填充選定的單元格區(qū)域。

　　現(xiàn)舉例來說明“向右填充”的作用，其它菜單項作用類似。以B2作為起始單元格，在其中輸入一個日期2004-3-15，再從B2向右選定含有若干個單元格的區(qū)域，用菜單命令“編輯/填充/向右填充”，則所選區(qū)域單元格的數(shù)據(jù)皆為2004-3-15。

　   幾個特別的填充操作

　　有幾個特別的填充操作，不妨試試，看看有什么效果：

　　1. 在同列（行）兩相鄰單元格中，分別輸入兩數(shù)值型數(shù)據(jù)。同時選中它們，并以之為起始點，用鼠標左鍵拖拽填充柄向上或下（在行中為向右、向左）拖拽填充，這時也會有等差序列出現(xiàn)。此法對日期型、時間型、含數(shù)字的字符型和自定義序列中的數(shù)據(jù)均有產(chǎn)生等差序列的效果。

　　2. 在用鼠標左鍵拖拽填充柄進行填充時，同時按住鍵盤上的Ctrl鍵。你會發(fā)現(xiàn)不同類型的數(shù)據(jù)會有不同的填充效果，請注意區(qū)分。

　　——自動填充

　　自動填充是直接利用現(xiàn)有單元格數(shù)據(jù)對其附近的單元格或單元格區(qū)域進行數(shù)據(jù)的智能填充。可以用菜單方式和鼠標拖拽填充柄的方式進行。

　　1. 菜單方式

　?。?）在欲進行自動填充的起始單元格鍵入數(shù)據(jù)，并選中包括起始單元格在內(nèi)的單元格區(qū)域（行或列）。

　　（2）用菜單：“編輯/填充/序列…”，彈出“序列”對話框。

　　（3）欲橫向自動填充序列，在“序列產(chǎn)生在”欄選中“行”選項；否則選中“列”選項按鈕。

　　（4）在“類型”選項中選擇“自動填充”；

　?。?）單擊“確定”按鈕。

　　2. 用鼠標拖拽填充柄方式

　　鼠標拖拽填充柄方式是最簡單方便的自動填充方式。填充柄是位于選定單元格或區(qū)域的右下角的小黑塊。

　?。?）在起始單元格中鍵入數(shù)據(jù)并選中該單元格。

　?。?）將鼠標指針指向填充柄（選定區(qū)域右下角的黑色小方塊），指針變成黑十字形狀。

　?。?）按下鼠標左鍵向欲填充的方向（列中為上下，行中為左右）拖拽，至滿足需要的區(qū)域為止。

　　3. 自動填充小結：

　?。?）若起始數(shù)據(jù)為日期型，則填充的效果是日期按天數(shù)遞增或遞減，如2004-3-14、2004-3-15、2004-3-16……；

　　（2）若起始數(shù)據(jù)為時間型，則填充的效果是單元格的時間型數(shù)據(jù)按小時數(shù)遞增或遞減，如3:34、4:34、5:34……；

　?。?）若起始數(shù)據(jù)為已定義的“自定義序列”中的數(shù)據(jù)，則填充的效果是按自定義的特殊序列中的順序循環(huán)填入（有關“自定義序列”后敘）；

　　（4）若起始數(shù)據(jù)為含有阿拉伯數(shù)字的字符型數(shù)據(jù)，則填充的效果是字符復制，而其中的數(shù)字遞增或遞減，如第1名、第2名、第3名……；如abc1、abc2、abc3……；再如2df9、2df10、2df11……（注：若含有幾個被分開的數(shù)字，則最右邊的數(shù)字發(fā)生遞增或遞減）；

　?。?）若起始數(shù)據(jù)為數(shù)值型、邏輯型或其它不含有數(shù)字的字符型數(shù)據(jù)，則填充的效果是復制起始單元格的數(shù)據(jù)；