學習教程：制作Word報告常規(guī)目錄

目錄是用來列出文檔中的各級標題及標題在文檔中相對應的頁碼，如圖1所示。

圖1 目錄

首先，介紹Word的一個概念：大綱級別。Word使用層次結構來組織文檔，大綱級別就是段落所處層次的級別編號，Word提供的大綱級別有9級，對一般的文檔來說足夠使用了。

Word的目錄提取是基于大綱級別和段落樣式的，在Normal模板中已經(jīng)提供了內(nèi)置的標題樣式，命名為“標題1”、“標題2”，…，“標題9”，分別對應大綱級別的1-9(如圖2所示)。

圖2 樣式窗格

我們可以不使用內(nèi)置的標題樣式而采用自定義樣式，但有點麻煩。

下面將要介紹的的目錄制作方法直接使用Word的內(nèi)置標題樣式。

目錄的制作分三步：

(1)修改標題樣式的格式

通常Word內(nèi)置的標題樣式并不符合我們報告格式的要求，需要手動修改。

單擊“【開始】-【樣式】(右下角箭頭)”，彈出“樣式”窗格，如圖2。單擊窗格右下方的“選項…”鏈接，彈出“樣式窗格選項”對話框(如圖3)。

圖3 樣式窗格選項

在第一個下拉列表框中選“所有樣式”，單擊“確定”，回到“樣式”窗格，如此以來樣式窗格里所有的樣式就顯示出來了。

然后，點擊相應標題樣式右側的黑色倒三角，選擇“修改”(如圖4)，彈出“修改樣式”對話框，可修改的內(nèi)容包括字體、段落、制表位和編號等(如圖5)。

圖4 修改樣式

圖5 修改樣式對話框

按報告格式的要求分別修改標題1、標題2、標題3的格式(建議報告目錄最多顯示三級即可)。

(2)對各章節(jié)的標題應用相應的格式

章的標題應用“標題1”樣式，節(jié)標題使用“標題2”，第三層次標題使用“標題3”，以此類推。

樣式應用方法：將插入點光標放到章節(jié)標題所在段落，然后單擊樣式窗格中的相應樣式即可。

使用樣式來設置標題的格式還有一個優(yōu)點，就是更改標題的格式非常方便。

假如要把所有一級標題的字號改為小三，只需更改“標題1”樣式的格式設置，然后自動更新(勾選圖5的“自動更新”選項)，所有章的標題字號都變?yōu)樾∪枺挥檬謩右灰恍薷摹?/p>

(3)提取目錄

按格式要求，目錄應位于正文前面。在正文前插入一新頁(在第一章的標題前插入一個分節(jié)符(下一頁))，將光標移到新頁的開始，鍵入“目錄”二字，并設置好格式。

新起一段落，選則“【引用】-【 目錄】-【 自定義目錄】”，彈出“目錄”對話框，如圖6所示進行相應設置，單擊“確定”后目錄生成完畢。

圖6 目錄對話框

若有章節(jié)標題不在目錄中，肯定是沒有使用標題樣式或使用不當，不是Word的目錄生成有問題，請去相應章節(jié)檢查。

此后若章節(jié)標題改變，或頁碼發(fā)生變化，只需在目錄中右鍵，單擊“更新域”即可，如圖7所示。

圖7 目錄更新

注：目錄生成后有時目錄文字會有灰色的底紋，這是Word的域底紋，打印時是不會打印出來的。