對(duì)文檔進(jìn)行比較和合并的操作方法

1、在“審閱”選項(xiàng)卡的“比較”組中單擊“比較”按鈕，在打開的下拉列表中選擇“比較”選項(xiàng)，如圖1所示。

圖1　選擇“比較”選項(xiàng)

2、打開“比較文檔”對(duì)話框，在“原文檔”下拉列表中選擇要將來自多個(gè)來源的修訂組合到其中的文檔，在“修訂的文檔”下拉列表中選擇含有修訂內(nèi)容的文檔。單擊“更多”按鈕，在打開的“比較設(shè)置”欄和“顯示修訂”欄中進(jìn)行進(jìn)一步設(shè)置，如這里選擇“新文檔”單選按鈕使Word顯示一個(gè)新建文檔，該文檔接受原始文檔的修訂，并將修訂后的文檔中的更改顯示為修訂，完成設(shè)置后單擊“確定”按鈕關(guān)閉對(duì)話框，如圖2所示。

圖2　“比較文檔”對(duì)話框

3、此時(shí)，Word將給出提示對(duì)話框，如圖3所示，單擊“是”按鈕進(jìn)行文檔比較。新文檔中會(huì)顯示文檔比較結(jié)果，如圖4所示。在“比較的文檔”窗格中瀏覽文檔時(shí)，右側(cè)“原文檔”和“修訂的文檔”窗格中的文檔會(huì)隨之滾動(dòng)，顯示對(duì)應(yīng)的內(nèi)容。

圖3　Word提示對(duì)話框

圖4　顯示比較結(jié)果

4、在文檔審閱完畢后，在“審閱”選項(xiàng)卡的“比較”組中單擊“比較”按鈕，在下拉列表中選擇“合并”選項(xiàng)打開“合并文檔”對(duì)話框，選擇需要合并的文檔，并對(duì)其他參數(shù)進(jìn)行設(shè)置，如圖5所示，完成設(shè)置后單擊“確定”按鈕關(guān)閉對(duì)話框。

圖5　“合并文檔”對(duì)話框

5、此時(shí)，Word將創(chuàng)建一個(gè)新文檔放置合并的文檔。在“審閱”選項(xiàng)卡的“更改”組中單擊“接受”按鈕上的下三角按鈕，在展開的列表中選擇“接受所有修訂”選項(xiàng)，如圖6所示。此時(shí)可獲得一個(gè)包含兩個(gè)文檔所有內(nèi)容的文檔，保存該文檔，完成文檔的合并操作。

圖6　選擇“接受所有修訂”選項(xiàng)

注意

當(dāng)兩個(gè)用戶分別對(duì)同一個(gè)文檔進(jìn)行編輯修改后，使用Word的合并文檔功能能夠生成一個(gè)包含這兩個(gè)用戶的編輯內(nèi)容的單一文檔。此時(shí)，合并后的文檔將包含這兩個(gè)文檔的所有內(nèi)容，對(duì)于任何一個(gè)文檔中存在而另一個(gè)文檔不存在的內(nèi)容，Word都將其作為插入文本而用修訂標(biāo)記標(biāo)識(shí)出來，用戶可以通過接受或拒絕這些修訂內(nèi)容來控制合并文檔的內(nèi)容。同樣，如果兩個(gè)文檔存在格式差別，合并后的文檔會(huì)以修訂方式標(biāo)識(shí)出來，用戶可以通過接受或拒絕來選擇使用哪個(gè)格式。