郵件合并功能的使用方法

一、先建立兩個(gè)文檔

一個(gè)Word 2013文件，下面簡稱主文檔，內(nèi)容為共有內(nèi)容，比如未填寫收發(fā)人的明信片等，一個(gè)Excel文件，下面簡稱數(shù)據(jù)源，內(nèi)容為包括變化信息，如收件人、發(fā)件人、郵編等。

示例主文檔是一個(gè)單位的收文簽樣式，數(shù)據(jù)源是收文具體內(nèi)容，包括收文日期、來文機(jī)關(guān)、來文編號(hào)、標(biāo)題等內(nèi)容。

二、打開郵件工具欄

Word 2013有專門的“郵件”選項(xiàng)卡，在Word 2003及以下版本，可以通過"工具"、"信函和郵件"、"顯示郵件合并工具欄"，打開郵件合并工具欄。

Word 2013郵件選項(xiàng)卡如圖所示

三、合并郵件

1、打開數(shù)據(jù)源文件。依次選擇：郵件選項(xiàng)卡、選擇收件人、使用現(xiàn)有列表，打開數(shù)據(jù)源文件。

2、插入數(shù)據(jù)域。以插入收文日期為例，將光標(biāo)定位到收文日期處，點(diǎn)擊郵件選項(xiàng)卡中的“插入合并域”，然后選擇“收文日期”即可。重復(fù)上述操作數(shù)次，依次插入其他需要的數(shù)據(jù)。

3、完成合并工作。至此，郵件合并工作就基本完成了，如果需要打印，可依次選擇：完成并合并、打印文檔，然后可以選擇打印全部內(nèi)容、當(dāng)前記錄、從某條到某條進(jìn)行打印。