文檔多人共享編輯實(shí)例教程

1、Word文檔的快速拆分

先用Word 2010打開總結(jié)報(bào)告提綱，選中總結(jié)報(bào)告的總標(biāo)題“2010年度企業(yè)總結(jié)報(bào)告”，在“開始”選項(xiàng)卡的“樣式”列表中單擊選擇“標(biāo)題”，把它設(shè)置為標(biāo)題樣式。同樣分別把財(cái)務(wù)情況、公司業(yè)績、人員管理、安全制度、總結(jié)5部分的首行標(biāo)題都設(shè)置為“標(biāo)題1”樣式。當(dāng)然如果你的總結(jié)報(bào)告本來就已經(jīng)設(shè)置了相應(yīng)標(biāo)題樣式這一步就可以省了。

現(xiàn)在單擊Word窗口下狀態(tài)欄右側(cè)的“大綱視圖”圖標(biāo)切換到“大綱視圖”。在“大綱”選項(xiàng)卡的“主控文檔”區(qū)域中單擊“顯示文檔”展開“主控文檔”區(qū)域。 按Ctrl+A鍵選中全文，單擊“主控文檔”區(qū)域的“創(chuàng)建”圖標(biāo)，即可把文檔拆分成6個(gè)子文檔，系統(tǒng)會(huì)將拆分開的6個(gè)子文檔內(nèi)容分別用框線圍起來。

最后把文檔命名為“2010總結(jié)報(bào)告.DOCX”保存到一個(gè)單獨(dú)的文件夾(D:2010總結(jié)報(bào)告)后退出，保存時(shí)Word會(huì)同時(shí)在該文件夾中創(chuàng)建2010年度企業(yè)總結(jié)報(bào)告.DOCX、財(cái)務(wù)情況.DOCX、公司業(yè)績.DOCX等6個(gè)子文檔分別保存拆分的6部分內(nèi)容。

自動(dòng)拆分以設(shè)置了標(biāo)題、標(biāo)題1樣式的標(biāo)題文字做為拆分點(diǎn)，并默認(rèn)以首行標(biāo)題作為子文檔名稱。若想自定義子文檔名，可在第一次保存主文檔前，雙擊框線左上角的圖標(biāo)打開子文檔，在打開的Word窗口中單擊“保存”即可自由命名保存子文檔。在保存主文檔后子文檔就不能再改名、移動(dòng)了，否則主文檔會(huì)因找不到子文檔而無法顯示。

2、Word文檔的匯總修訂

把“D:2010總結(jié)報(bào)告”文件夾下的6個(gè)子文檔按分工發(fā)給6個(gè)人進(jìn)行編輯，記住交代他們不能改文件名。等大家編輯好各自的文檔發(fā)回后，我們?cè)侔堰@些文檔復(fù)制粘貼到“D:2010總結(jié)報(bào)告”文件夾下覆蓋同名文件，即可完成匯總。

現(xiàn)在打開主文檔“2010總結(jié)報(bào)告.DOCX”，你會(huì)看到文檔中只有幾行子文檔的地址鏈接。我們得先切換到大綱視圖，在“大綱”選項(xiàng)卡中單擊“展開子文檔”才能顯示各新子文檔內(nèi)容?，F(xiàn)在的主文檔已經(jīng)是編輯匯總好的總結(jié)報(bào)告了，你可以直接在文檔中進(jìn)行修改、批注，修改的內(nèi)容、修訂記錄和批注都會(huì)同時(shí)保存到對(duì)應(yīng)子文檔中。

主文檔修改完成后先保存一下，再把“D:2010總結(jié)報(bào)告”文件夾下的子文檔重新發(fā)回給對(duì)應(yīng)的人，大家就可以按修訂、批注內(nèi)容進(jìn)行修改完善了。重復(fù)此步驟直到總結(jié)報(bào)告最終完成。

3、轉(zhuǎn)成普通文檔

總結(jié)報(bào)告完成后得交給老板審閱，考慮到主文檔打開時(shí)不會(huì)自動(dòng)顯示內(nèi)容且必須附上所有子文檔等問題，顯然不宜直接上交主文檔。因此我們還需要把編輯好的主文檔轉(zhuǎn)成一個(gè)普通文檔再上交老板審閱。

打開主文檔“2010總結(jié)報(bào)告.DOCX”，在大綱視圖下單擊“大綱”選項(xiàng)卡中的“展開子文檔”以完整顯示所有子文檔內(nèi)容。再按Ctrl+A鍵全選所有顯示的子文檔內(nèi)容，單擊“大綱”選項(xiàng)卡中的“顯示文檔”展開“主控文檔”區(qū)，單擊“取消鏈接”即可。最后單擊“Office”按鈕選擇“另存為/Word文檔”，命名另存即可得到合并后的一般文檔。在此最好不要直接保存，畢竟原來的主文檔以后再編輯可能還用得到。

事實(shí)上，在Word中單擊“插入”選項(xiàng)卡的“對(duì)象”選擇“文件中的文字”也可以快速合并多人分寫的文檔，操作還要簡(jiǎn)單得多。我們之所以要使用主控文檔，主要在于主文檔中進(jìn)行的格式設(shè)置、修改、修訂等等內(nèi)容都能自動(dòng)同步到對(duì)應(yīng)子文檔中，這一點(diǎn)在需要重復(fù)修改、拆分、合并時(shí)特別重要。