使用“郵件合并”功能實(shí)現(xiàn)批量打印信封

1、在Word 2010中，切換到“郵件”選項(xiàng)卡，在“新建”選項(xiàng)組中單擊【中文信封】按鈕，如圖1所示。

圖1 中文信封

2、在隨即打開的“信封制作向?qū)А睂υ捒蛑?，直接單擊【下一步】按鈕，如圖2所示。

圖2 信封制作指導(dǎo)

3、在“選擇信封樣式”頁面中，選擇一種與實(shí)際信封尺寸相一致的信封樣式，如“國內(nèi)信封-DL(220×110)”，其他選項(xiàng)保留默認(rèn)值，繼續(xù)單擊【下一步】按鈕，如圖3所示。

圖3 選擇信封樣式

4、在“選擇生成信封的方式和數(shù)量”頁面，選中“基于地址簿文件，生成批量信封”單選按鈕，然后單擊【下一步】按鈕，如圖4所示。

圖4 生成信封的方式和數(shù)量

5、在“從文件中獲取并匹配收信人信息”頁面中單擊【選擇地址簿】按鈕，如圖5所示。

圖5 選擇地址簿

6、在隨即打開的“打開”對話框中，單擊右下角處的“Test”下三角按鈕，將文件類型更改為“Excel”，如圖6所示。

圖6 地址簿的文件類型

7、瀏覽選擇記錄客戶信息的Excel表格(前提是，已將Outlook中的客戶聯(lián)系人導(dǎo)出到了該表格中，且將“經(jīng)理”和“總經(jīng)理”級別的客戶信息單獨(dú)放置在了工作簿的左數(shù)第1張工作表中)，單擊【打開】按鈕，如圖7所示。

圖7 地址簿文件

8、返回到“信封制作向?qū)А睂υ捒颍瑔螕簟靶彰庇覀?cè)的“未選擇”下三角按鈕，在隨即打開的下拉列表中選擇“客戶姓名”選項(xiàng)，如圖8所示。

圖8 選擇對應(yīng)項(xiàng)

9、執(zhí)行“步驟8”類似操作，將稱謂、單位等其他選項(xiàng)與Excel表格中的對應(yīng)項(xiàng)相匹配，再繼續(xù)單擊【下一步】按鈕，如圖9所示。

圖9 對應(yīng)項(xiàng)

10、在“輸入寄信人信息”頁面中，根據(jù)提示，在“姓名”、“單位”等文本框中輸入相應(yīng)的寄信人信息，繼續(xù)單擊【下一步】按鈕，如圖10所示。

圖10 輸入寄信人信息

11、在向?qū)У淖詈笠粋€(gè)頁面中，單擊【完成】按鈕，如圖11所示。

圖11 信封制作完成

12、此時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)批量生成包含寄信人、收件人信息的信封，如圖12所示。

圖12 自動(dòng)批量生成信封

13、將批量生成的信封打印到紙質(zhì)信封上。單擊“文件”選項(xiàng)卡，打開后臺視圖，并切換到“打印”視圖中。

14、根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置打印選項(xiàng)，單擊【打印】按鈕，即可將電子版信封中的信息快速打印到實(shí)際的紙質(zhì)信封上，如圖13所示。

圖13 打印

至此，紙質(zhì)的客戶邀請函和信封都已制作完成，小黃只需按順序?qū)⑺鼈冄b在一起進(jìn)行郵遞即可，如圖14所示。

圖14 完成