如何利用Word與Excel向所有客戶批量發(fā)送邀請(qǐng)函

(1)新建Word文檔并編寫(xiě)邀請(qǐng)函內(nèi)容，稱(chēng)呼部分可暫時(shí)用占位符代替，例如“尊敬的【姓名】【先生/女士】”，如圖1所示。

圖1 編寫(xiě)邀請(qǐng)函內(nèi)容

(2)在“郵件”選項(xiàng)卡的“開(kāi)始郵件合并”選項(xiàng)組中，執(zhí)行“選擇收件人”下拉列表中的【使用現(xiàn)有列表】命令，打開(kāi)“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框。導(dǎo)航到“客戶信息.xlsx”工作簿所在位置，并將其選中，如圖2所示。

圖2 將“客戶信息.xlsx”中的客戶作為收件人

(3)單擊【打開(kāi)】按鈕，打開(kāi)“選擇表格”對(duì)話框。選擇客戶信息所在的工作表，并單擊【確定】按鈕，如圖3所示。

圖3 選擇工作表

(4)選中邀請(qǐng)函中的“【姓名】”占位符，在“郵件”選項(xiàng)卡的“編寫(xiě)和插入域”選項(xiàng)組中，打開(kāi)“插入合并域”下拉列表，選擇“客戶姓名”，將此占位符替換為客戶信息中的“客戶姓名”字段，如圖4所示。

圖4 將“【姓名】”占位符替換為合并域中的“客戶姓名”

(5)選中邀請(qǐng)函中的“【先生/女士】”占位符，在“郵件”選項(xiàng)卡的“編寫(xiě)和插入域”選項(xiàng)組中，打開(kāi)“規(guī)則”下拉列表，選擇“如果…那么…否則…”規(guī)則。在隨即打開(kāi)的“插入Word域：IF”對(duì)話框中，將規(guī)則設(shè)置為“如果域名‘性別’‘等于’‘男’，則插入文字‘先生’，否則插入文字‘女士’”，設(shè)置完成后單擊【確定】按鈕，如圖5所示。

圖5 對(duì)“【先生/女士】”占位符應(yīng)用“如果…那么…否則…”規(guī)則

(6)在“郵件”選項(xiàng)卡的“預(yù)覽結(jié)果”選項(xiàng)組中，單擊【預(yù)覽結(jié)果】按鈕，可以預(yù)覽郵件的顯示效果，如圖6所示。單擊【上一記錄】或【下一記錄】按鈕，可以在發(fā)送給不同客戶的郵件間進(jìn)行切換。

圖6 預(yù)覽每一封郵件

(7)在“郵件”選項(xiàng)卡的“完成”選項(xiàng)組中，執(zhí)行“完成并合并”下拉列表中的【發(fā)送電子郵件】命令，打開(kāi)“合并到電子郵件”對(duì)話框。在“收件人”下拉列表框中選擇客戶信息中的“電子郵件”字段，在“主題行”文本框中輸入郵件主題，在“發(fā)送記錄”選項(xiàng)區(qū)域中設(shè)置發(fā)送的范圍，設(shè)置完成后如圖7所示。單擊【確定】按鈕即可將邀請(qǐng)函發(fā)送到每個(gè)客戶的郵箱中。

圖7 通過(guò)郵件合并向客戶批量發(fā)送郵件