妙用Word提高辦公效率

1、Word 的模板

1.1、模板

Word模板是一種文檔類型，隨著打開的過程會(huì)自動(dòng)創(chuàng)建副本。例如，商務(wù)計(jì)劃是在Word 中編寫的一種常用文檔。您只需打開一個(gè)模板，然后填充特定于您的文檔的文本和信息即可。在把文檔保存為文件時(shí)，文檔與文檔之間會(huì)以模板分開保存。可以在Microsoft Office Online 上找到大多數(shù)種類的文檔的Word 模板。如果您已連接到Internet，請單擊“Office按鈕”，單擊“新建”，彈出如圖1所示的“新建文檔”對話框，然后單擊所需的模板類別，即可進(jìn)行對應(yīng)的模板下載。

圖1 “新建文檔”對話框

1.2、頁眉與頁腳

頁眉和頁腳是文檔中每個(gè)頁面的頂部、底部和兩側(cè)頁邊距(頁邊距：頁面上打印區(qū)域之外的空白空間。)中的區(qū)域?？梢栽陧撁己晚撃_中插入或更改文本或圖形。例如，可以添加頁碼、時(shí)間和日期、公司徽標(biāo)、文檔標(biāo)題、文件名或作者姓名。

Word 2007中可以通過如圖2所示的“插入”選項(xiàng)卡的“頁眉和頁腳”選項(xiàng)組來對頁眉、頁腳和頁碼的格式進(jìn)行設(shè)置。單擊選項(xiàng)組中的“眉”選項(xiàng)，可以按系統(tǒng)內(nèi)置的頁眉格式快速地對頁眉進(jìn)行設(shè)置;單擊選項(xiàng)組中的“頁腳”選項(xiàng)，可以按系統(tǒng)內(nèi)置的頁腳格式快速地對頁眉進(jìn)行設(shè)置。單擊選項(xiàng)組中的“頁碼”選項(xiàng)，則彈出如圖3所示的“頁碼”設(shè)置的下拉菜單，從子項(xiàng)中可以將頁碼置于頁面頂端、底端或插在當(dāng)前光標(biāo)處;當(dāng)我們點(diǎn)擊“設(shè)置頁碼格式(F)…”時(shí)，會(huì)彈出如圖4所示的“頁面格式”對話框，可以對“編號(hào)格式”和“頁碼編號(hào)”的位置進(jìn)行設(shè)置。

圖2 “頁眉和頁腳”選項(xiàng)組

圖3 “頁碼”設(shè)置

圖4 “頁碼格式”對話框

當(dāng)在插入頁眉、頁腳或頁碼時(shí)，Word 2007的選項(xiàng)卡中就會(huì)多出了一個(gè)如圖5所示的“頁眉與頁腳工具設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡，待頁眉、頁腳或頁碼按要求設(shè)置以后，再單擊此選項(xiàng)卡的“關(guān)閉”選項(xiàng)組的“關(guān)閉頁眉和頁腳”選項(xiàng)即完成了頁眉和頁腳設(shè)置。

圖5 “頁眉與頁腳工具設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡

1.3、打印預(yù)覽

“打印預(yù)覽”主要是提供一個(gè)“所見即所得”的文檔打印效果，供用戶判斷文檔的格式設(shè)置的是否符合要求，并可以作出相應(yīng)的調(diào)整，并且不需要打印到紙介質(zhì)上，從而節(jié)省了紙張和時(shí)間。

單擊“快速訪問工具欄”中的打印預(yù)覽按鈕或“Office 按鈕”下“打印(P)”-“打印預(yù)覽(V)”命令，即可打開如圖6所示“打印預(yù)覽”窗口，通過此窗口可以對“打印”、“單頁顯示”、“多頁顯示”、“顯示比例”等進(jìn)行設(shè)置。

圖6 “打印預(yù)覽”窗口

利用“打印預(yù)覽”選項(xiàng)卡可以對文檔將要打印到紙介質(zhì)上效果進(jìn)行合理的設(shè)置，當(dāng)確定頁面布局、紙張方向、頁邊距等設(shè)置完全正確后，單擊“打印預(yù)覽”選項(xiàng)卡中的“預(yù)覽”選項(xiàng)組中的“關(guān)閉打印預(yù)覽”選項(xiàng)按鈕即可返回編輯狀態(tài)。

1.4、打印設(shè)置

打印是文稿編輯好以后，經(jīng)打印預(yù)覽確定可以直接通過打印機(jī)打印到紙介質(zhì)上，在Word 2007中可以單擊“快速訪問工具欄”中的打印按鈕或“Office 按鈕”下“打印(P)”-“打印(P)”命令就會(huì)打開如圖7所示的“打印”對話框中。

圖7 “打印”對話框

“打印”對話框中的按鈕和其他選項(xiàng)的功能：

“名稱”在此列表中，單擊已安裝并且要使用的打印機(jī)。

“狀態(tài)”對于所選打印機(jī)，指示該打印機(jī)的狀態(tài)，例如空閑、忙碌或您的打印作業(yè)之前的文件數(shù)量。

“類型”對于所選打印機(jī)，指示所選打印機(jī)的類型，例如激光。

“位置”對于所選打印機(jī)，指示該打印機(jī)的位置或者該打印機(jī)連接到哪個(gè)端口。

“備注”對于所選打印機(jī)，指示您可能需要知道的有關(guān)此打印機(jī)的任何其他信息。

“屬性”單擊此按鈕可更改正在使用的打印機(jī)的屬性，例如紙型。

“查找打印機(jī)”單擊此按鈕可查找能夠訪問的打印機(jī)。

“打印到文件”選中此復(fù)選框可從文檔創(chuàng)建文件而不是直接將文檔發(fā)送到打印機(jī)。此文件使用打印格式(如字體選擇和顏色

規(guī)范)保存在可打印到其他打印機(jī)的.prn 文件中。

“份數(shù)”在此列表中，單擊要打印的份數(shù)。

“逐份打印”如果希望打印作業(yè)按照您在文檔中創(chuàng)建的順序進(jìn)行打印，則選中此復(fù)選框。如果要打印多份，則此復(fù)選框可用。

“每頁的版數(shù)”在此列表中，單擊將出現(xiàn)在一個(gè)打印頁上的頁數(shù)。

“按紙張大小縮放”在此列表中，單擊打印文檔所需的紙張大小。

“全部”單擊此選項(xiàng)可打印文件中的所有頁面。

“當(dāng)前頁”單擊此選項(xiàng)可以只打印光標(biāo)當(dāng)前所在的頁。

“頁碼范圍”單擊此選項(xiàng)并在框中添加頁碼或頁面范圍。

“打印內(nèi)容”在此列表中，單擊要打印的元素。

“打印”在此列表中，單擊是要打印所有頁面、奇數(shù)頁還是偶數(shù)頁。

“選項(xiàng)”單擊此按鈕可轉(zhuǎn)到“Word 選項(xiàng)”對話框的“顯示”類別中的更多打印選項(xiàng)。

“確定”單擊此按鈕可將文檔發(fā)送到打印機(jī)。

“取消”單擊此按鈕可返回文檔而不打印它。

3.3.1、表格邊框的設(shè)置

選中要設(shè)置框線的表格后右擊，從彈出的菜單中選擇“邊框與底紋(B)…”菜單命令，則彈出如圖16所示的邊框與底紋對話框，再從“邊框”選項(xiàng)卡中按①、②、③、④的順序依次進(jìn)行邊框的樣式、顏色、線寬和類型的設(shè)置，其中第④步的操作還可以分別直接單擊“預(yù)覽”部分的各種框線的按鈕可以自定義各種類型框線的樣式;

另外也可以通過表格的“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡進(jìn)行設(shè)置，將設(shè)置的表格的單元格選中，通過如圖17所示的表格的“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡的“繪圖邊框”選項(xiàng)組的“表樣式”選項(xiàng)組中的“筆樣式”按鈕設(shè)置框線類型、“筆畫粗細(xì)”按鈕設(shè)置線寬、“筆顏色”按鈕設(shè)置框線顏色、“邊框”按鈕來設(shè)置邊框的類型。

3.3.2、表格底紋的設(shè)置

選中要設(shè)置框線的表格后右擊，從彈出的菜單中選擇“邊框與底紋(B)…”菜單命令，則彈出如圖18所示的邊框與底紋對話框，再從“底紋”選項(xiàng)卡中通過“填充”的顏色下拉鈕設(shè)置填充顏色，通過“圖案”的“樣式”下拉鈕設(shè)置填充樣式即可實(shí)現(xiàn)底紋的設(shè)置。