財務人員必備的Word軟件應用技巧

Word是財務工作人員常用的辦公軟件之一，下面的一些和財務工作相關的Word技巧應該對大家有所幫助

運用"編輯--選擇性粘貼"功能，方便編輯復制文本資料
　　       我們有時在有關軟件界面中復制有關選區(qū)后，在Word中采用"粘貼"，往往會將原有的格式復制過來。如在Excel中復制幾列幾行文字或數據 后，在Word中"粘貼"，則會將表格格式復制過來，而不是純文本形式;在瀏覽網頁時選好區(qū)域復制后，在Word中采用"粘貼"，則會將網頁形式復制下 來，使你無法進行文字編輯。如果你采用"編輯"--"選擇性粘貼"--"無格式文本"，則一切問題可以解決了，復制過來的是純文本格式，你可對復制過來的 文本自主編輯了。
　　 二、不切換輸方式,快速輸入數字中的小數點
　　        審計人員在結束現場審計工作，編制審計報告時，需要輸入大量的審計數據，你如果是用安裝office時攜帶的五筆字型或拼音輸入法，會為輸入 數字中的小數點而在中文與英文輸入法間不斷調整而煩惱(使用陳橋五筆不會出現這些問題，它會輸入數據后接著數據時自動將數據間的句號修改為小數點)。不過 利用Word工具中的"自動更正"可解決此問題，讓你一勞永逸。方法：打開"工具"--"自動更正"--"自動更正"，在"替換""替換為"中分別填 上"。。"、"."(小數點)，點擊"確定"，回到Word輸入界面，在輸入數據后輸入兩個"。"，再輸入數據，看看"."是不是變成了小數點"."。這 一方法會讓你在輸入小數點是多輸入一個"。"，不過比每次輸入數據中需輸入小數點時需要在輸入方法間調整要方便多了。按此辦法進行后，你在Excel中用 同樣的輸入方法，就可以快速輸入數字中的小數點。此法可用于文字材料中的序號更正、如將"1、"改"⒈"，年份中"零"的更正、如將"二00"改為"二 ○○";公文年份中"括號"的更正、如將"(""["改為"〔"。
　　 三、巧用版本信息，保存所有修改前后文件的原始面目
　　        我們在編寫審計報告等文字材料時，需要經過主審、組長等多次修改，Word中雖然為"修訂"提供了一些功能，卻不能保留每一次修改后的記錄， 但為了保證電子文檔修改前后的真實性，審計人員有時需要在每修改后都保存一個文件并且還說明是什么時間誰修改的，其實這是一個很麻煩的事情。在Word 中"版本"功能，對上述問題迎刃而解，用一個Word文件保存所有修改信息、保留所有修改文件的原貌。建好了一個Word文件后，首先選擇一下"文 件"--"版本"--"現在保存"，輸入文檔撰稿人、建檔時間以及其他需要說明的事項，當審稿人修改時打開文檔后先打開"文件"--"版本"--"現在保 存"，再輸入文檔修改審稿人、修改時間以及其他需要說明的事項，然后進行文件處理，最后保存文件，至此一個完整全面反映一個審計報告或其他文檔的修改、審 定等全部電子文檔集中在一個電子文檔中，你可打開查看所有修改稿的前后情況。
    　 四、解決WINDOWS XP/2000環(huán)境下Word中仿宋、楷體_GB2312等三號字體顯示模糊的辦法　　        目前審計人員在使用筆記本電腦或液晶顯示屏時的操作系統(tǒng)多為WINDOWS XP/2000，在此環(huán)境下，打開Word使用國家規(guī)范文書字體中仿宋、楷體_GB2312 三號字時，電腦顯示屏可能會出現文字有毛邊模糊的現像，很令人心煩。有時審計人員會認為是計算機固有的或者想調整也不知道從何入手，以致輸入時間一長會頭 昏眼花。其實解決辦法很簡單，不管是在
WINDOWS XP還是在WINDOWS2000中，你打開桌面，右擊鼠標，出現菜單，選擇"屬性"--"外觀"--"效果"--將"平滑字體邊源"前的勾去掉，再點 擊"應用"--"確定"，問題就解決了，再看看效果是不是不一樣?
 　　五、妙用"Ctrl+Z"，取消自動項目編號
　         在沒有改變Word缺省設置的情況下，輸入："一、基本情況"后再換行時，系統(tǒng)會自動將其行為變成項目自動編號形式，并在下一行添加了" 二、"字樣。這時如果按BackSpace鍵，可以刪除第二行中的項目編號，并不能消除第一行中的項目編號形式，也就是說第一行中的"一、"已經變成項目 編號了，不可選，在我們繼續(xù)輸入文字后，Word的"自動項目編號"就會直接影響著文檔的排版效果。如何去除?用"Ctrl+Z"就可發(fā)揮作用了。我們在 輸入"一、基本情況"敲回車后，順手按一下"Ctrl+Z"，一切都OK了，第一行還是原來的樣子，一點也沒變。其原因是Word系統(tǒng)中有"自動更正"的 功能，可以按照一些約定將鍵入的內容自動更正。比如我們輸入"1、計算機的實際應用"并敲回車后，系統(tǒng)自動做了兩個動作，一是換到下一行，二是自動將這兩 行變?yōu)樽詣泳幪柕男问健?quot;Ctrl+Z"的作用是撤消上一個操作，恢復到以前的某一步。我們按了一下"Ctrl+Z"，剛好取消了第二個動作，系統(tǒng)只做一 個動作，而沒有做自動編號，所以在此以后的動作中，系統(tǒng)不再使用自動編號功能下的"自動更正" (即"自動更正"為自動編號形式)，你可以按你的需要編制段落標題號了。
          六、用"表格--標題行重復"功能，實現在每一頁上都能打印行標題、且做到自動滿頁顯示
　　       在Word中文字編排時難以實現每一頁上都重復打印一個行標題，如果采用表格功能，設置不好，最后一頁是有多少行打多少行，也沒有標題，不能 實現滿頁打印。如果你用一下Word中的"表格--標題行重復"，就可以實現這個功能。方法：先復制Excel表至Word中用"粘貼"功能，再選擇所需 要設為標題行的部分，點擊"表格"--"重復標題行"就完成了。試一下，在標題行外的空格連續(xù)中輸入數據或文字，換行，至第二頁，是不是自動滿頁顯示?此 功能在處理進行工程決算審計表中，你需要在Word表格中連續(xù)輸入需要每頁有文本標題顯示的、同時在次頁需要滿頁顯時就起作用了。
     　 七、巧用"替換"功能，刪除Word文檔多余的空行
　　       有時候需要刪除Word文檔中有許多空行(如從網站查找到復制過來的純文本形式的法規(guī)文件)，一行一行的刪除費時費力，這時我們可用"替換"功能來輕松解決(在WPS中刪除空是很方便的)，方法如下。
　       打開"編輯--替換"，把光標定位在"查找內容"輸入框中，單擊"高級"按鈕，選擇"特殊字符"中的"段落標記(P)"兩次，在輸入框中會顯 示"^P^P"，然后在"替換為"輸入框中用上面的方法插入一個"段落標記(P)"(一個"^P")，再按下"全部替換"按鈕。這樣多余的空行就會被刪 除，如果發(fā)現還有一些去不掉，可再重復一下就可以了，如果是在處理復制網頁文章時還會出現段落標記后有一些空格，那你就試一下在查找中的"^P"加個空 格，再加上"^P"，替換為"^P"，那么從網上下載一些文字材料出現的空行太多使得行數居高不下問題就自然解決了。